========================================================
3.1 Memahami konsep teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office
4.1 Mempresentasikan konsep teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office
========================================================
PETA PEMBELAJARAN
sumber: Hasrawati Hasan Sandiong Channel
---------------------------------------------
Konsep Otomatisasi
Perkantoran
---------------------------------------------
Sekitar tahun 1946, istilah Otomatisasi dalam sejarahnya diciptakan untuk menggambarkan peningkatan penggunaan perangkat dan kendali otomatis di jalur produksi mekanis. Kemudian seorang manajer teknik di Ford Motor Company, D.S. Harder mengaitkan asal kata tersebut digunakan secara luas dalam konteks manufaktur, tapi juga diterapkan di luar manufaktur sehubungan dengan berbagai sistem di mana terdapat substitusi yang signifikan dari tindakan mekanis, listrik, atau komputerisasi untuk upaya dan kecerdasan manusia.
Proses-proses yang terjadi di kantor seperti halnya dengan proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi, dimana otomatisasi perkantoran berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu. Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik, bukan menjadikan sebagai pengganti melainkan menjadi pelengkap bagi metode komunikasi tradisional.
---------------------------------------------
Pengertian Otomatisasi
Perkantoran
---------------------------------------------
Menurut seorang yang dikenal sebagai peneliti dan penulis karena karyanya, yaitu Principles of Management, George Terry menyatakan bahwa otomatisasi adalah
Pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia, kecuali untuk menekan tombol bergerak. Pengaturan tersebut menggunakan peralatan atau mesin-mesin yang memiliki kecepatan tinggi. Dalam artian yang sangat nyata, otomatisasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luar perusahaan.
Otomatisasi perkantoran berasal dari kata Otomatisasi yang dalam bahasa Inggris berasal dari kata Automation yang berarti penggunaan peralatan otomatis.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Otomatisasi berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang dapat secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan pengawasan manusia.
Berdasarkan informasi - informasi diatas kita dapat menyusun pernyataan bahwa Otomastisasi perkantoran merupakan penggunaan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal ataupun informal yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas dengan menggunakan peralatan mekanis, khususnya komputer.
Sumber: Hasrawati Hasan Sandiong Channel
---------------------------------------------
Jenis - Jenis
Otomatisasi Perkantoran
---------------------------------------------
Berikut ini beberapa jenis otomatisasi perkantoran yang akan memudahkan pekerjaan kantor lebih cepat dan lebih akurat:
1.) Sistem Komunikasi Elektronik ((Electronic Communication System)
Sistem ini digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi - organisasi yang memungkinkan aplikasi pada sistem ini dapat menyimpan suatu pesan dan dapat diakses oleh orang lain.
2.) Sistem Kolaborasi Elektronik (Electronic Collaboration System)
Sistem ini mampu melakukan pertukaran komunikasi dan pesan yang dapat bekerja secara bersamaan seperti Teleconference dan telecommuting.
3.) Sistem Publikasi dan Pengolah gambar Elektronik
(Image Electronic and publication System)
Sistem penggunaan teknologi informasi yang dokumen bisa berbentuk gambar yang dapat tercetak seperti dekstop publishing, electronic document management, presentase graphic dan multimedia presentation.
4.) Sistem Pengolahan Kantor (Office Management System)
Sistem yang digunakan untuk mengorganisasikan aktifitas - aktifitas kerja perkantoran yang otomatis seperti Electronic scheduling atau Electronic Calendering
5.) Sistem Elektronik Formal (Formal Electronic System)
Sistem yang digunakan untuk mendokumentasikan suatu sistem prosedur tertulis seperti adanya perusahaan yang mengharuskan pekerjanya untuk memiliki SIM
6.) Sistem Elektronik Informal (Informal Electronic System)
Sistem yang digunakan oleh perorangan untuk memenuhi kebutuhan sendiri.
---------------------------------------------
Jenis Aplikasi
Otomatisasi Perkantoran
---------------------------------------------
Berikut ini adalah jenis aplikasi otomatisasi perkantoran ysebagai penunjang untuk menyeleesaikan pekerjaan kantor lebih cepat dan lebih akurat:
1.) Pengolah Kata (Word Processing)
Merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengolah data yang otomatis melakukan tugas untuk membuat dokumen yang diketik dan bisa dicetak
2.) Surat Elektronik (Electronic Mail)
Merupakan surat elektronik yang digunakan untuk pengirman file hasil ketikan melalui jaringan komputer yang memungkinkan para penggunanya mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
3.) Pesan Suara (Voice Mail)
Merupakan aplikasi yang digunakan untuk berkirim pesan dengan mengucapkan ke dalam telepon dan bukan diketik seperti e-mail
4.) Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
Merupakan aplikasi yang digunakan untuk menyimpan dan menandai penanggalan untuk acara atau agenda kegiatan yang sudah ditetapkan oleh manajer atau atasan.
5.) Transmisi Faksimili (Fax/Facsimile transmission)
Merupakan aplikasi yang digunakan untuk membaca dokumen dan membuat salinannya sama seperti dengan aslinya yang menggunakan saluran telepon biasa yang dibagi tanpa meengenal letak dan kondisi geografis.
6.) Konferensi Audio (Audio Conference)
Peralatan komunikasi suara atau audio untuk membuat suatu hubungan audio di antara beberapa orang yang tersebar atau terpisahkan secara geografis dengan tujuan melaksanakan suatu konferensi.
Keuntungan dari konferensi audio adalah sebagai berikut:
- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan
- Orang-orang merasa santai berbicara melalui telepon
- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
- Menghemat waktu persiapan
7.) Konferensi Video (Video Conference)
Merupakan aplikasi komunikasi audio visual yang menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan suatu konferensi yang berbeda tempat secara langsung.
Terdapat 3 bagian dalam pemanfaatan video conference, yaitu:
(1) Video satu arah dan audio Satu arah. Sinyal video dan juga audio (suara) dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan.
(2) Video satu arah dan audio dua arah. Kemampuan audio (suara) 2 arah dapat memungkinkan orang yang berada di tempat penerimaan dapat berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang bisa menyaksikan pada gambar video yang sama.
(3) Video dan Audio dua arah. Komunikasi audio (suara) dan video antara semua tempat berlangsung dalam dua arah.
8.) Konferensi Komputer (Computer Conference)
Merupakan penggunaan jaringan komputer sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. memiliki persama dengan e-mail yaitu penggunaan jaringan Komputer sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi dan letak perbedaannya adalah orang yang menggunakan sistem, dan masalah yang dibahas.
9.) Video Teks (Video Text)
Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar komputer yang berbentuk naratif atau tabulasi dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10.) Image storage and retrieval
Digunakan untuk menyimpan data dengan volume dokumen yang besar sehhingga image storage and retrieval digunakan untuk melihat kembali dokumen historis (arsip) untuk tujuan pemahaman suatu masalah, dimana penggunaan pengenalan karakter secara optik dengan tujuan untuk mengubah beberapa catatan berbentuk kertas atau microfilm menjadi format digital untuk dapat disimpan dalam suatu alat penyimpanan sekunder.
11.) Desktop Publishing (DTP)
DTP adalah suatu penggunaan perangkat komputer untuk dapat menyiapkan output (keluaran) tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CTR resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Sistem desktop publishing terdiri atas, mikro komputer dengan layar CTR yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.
---------------------------------------------
Tahap - Tahap
Penerapan Otomatisasi
Kantor
---------------------------------------------
1.) Tradisional
Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telpon dan lain sebagainya.
2.) Transisional
Tahapan tersebut ditandai dengan mulai digunakan-nya proses pengelolaan data secara elektronik. Serta dibangunnya berbagai aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh pembuatan database, general ledger, sistem approval elektronik (EAS).
3.) Transformasional
Merupakan konvergensi atau penggabungan telekomunikasi dan informasi. Contoh teleconference, video conference, dan lain sebagainya.
---------------------------------------------
Kelebihan/ Manfaat
Otomatisasi Perkantoran
---------------------------------------------
adapun manfaat sebagai kelebihan dari otomatisasi perkantoran antar lain sebagai berikut:
Meningkatkan produktifitas kerja
Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga
Mempercepat alur informasi dalam kantor
Penyebaran informasi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat, sehingga perusahaan akan mampu berkompetensi lebih baik
Menjadi Pelengkap bukan pengganti para pekerja
Memudahkan dalam memecahkan masalah dalam tim/ Kelompok meski berada dalam jarak yang berjauhan
---------------------------------------------
Kekurangan Otomatisasi
Perkantoran
---------------------------------------------
Seiring penggunaan otomatisasi perkantoran ternyata terdapat pula kekurangan otomatisasi perkantoran, yaitu:
Meningkatnya ketergantungan akan teknologi
Tenaga manusia digantikan dengan sistem AO (Office Automation)
Banyaknya ahli komputer yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.
=== P E N T I N G ===
Ada dua jenis LKPD yang bisa di akses, yaitu:
(1) LKPD - Asinkron, dapat diunduh dan dikerjakan sesesuai tahapan kerja yang ada pada LKPD asinkron kemudian hasilnya dikirim melalui E-mail yang telah disediakan dalam bentuk pdf/potret dengan batas waktu yang tertera didalam LKPD asinkron
Silakan mengunduh LKPD - Asinkron (Lembar Kerja Peserta Didik) berikut:
E-mail Pengiriman hasil pengerjaan LKPD - Asinkron untuk Peserta Didik SMK YPLP PGRI 1 Makassar, silakan mengirim ke:
Silakan Klik link Daftar Hadir Peserta Didik SMK YPLP PGRI 1 Makassar, dibawah ini untuk mata pelajaran Teknologi perkantoran:
(2) LKPD - Sinkron, berupa bentuk isian yang sama dengan LKPD asinkron yang bisa diakses hanya dengan mengklik link yang disediakan dan pengerjaannya harus selesai saat teraksesnya link tersebut dan juga harus langsung terkirim setelah pengisian/pengerjaan telah selesai - tanpa pengisian daftar hadir lagi.
Link Pengisian LKPD - Sinkron untuk peserta didik SMK YPLP PGRI 1 Makassar : LKPD 2 - OTOMATISASI PERKANTORAN
Referensi:
Pratama, Priyo Chandra. 2018. Teknologi Perkantoran. Bogor: Yudistira.
Sri Endang R, dkk . 2019. Teknologi Perkantoran. Jakarta: PT. Erlangga.
https://www.jojonomic.com/blog/otomatisasi-perkantoran/
https://mastahbisnis.com/otomatisasi-perkantoran/
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor
Comments